Квотирование рабочих мест для инвалидов: новые реалии для территориально распределенного бизнеса

Автор: Елена Осипова,
руководитель практики трудового права ЮК «Трудовой консалтинг»

С 1 марта 2026 года расширяется перечень структурных единиц компании, подпадающих под квотирование рабочих мест для инвалидов. Вступают в силу изменения в статью 38 Федерального закона от 12.12.2023 № 565-ФЗ «О занятости населения в Российской Федерации», которые внесены Федеральным законом от 28.11.2025 г. № 445-ФЗ.

Ключевое изменение касается статуса подразделений, для которых устанавливается квота. Ранее субъекты РФ могли накладывать обязательства только на филиалы и представительства. Теперь же региональные власти вправе устанавливать квоты для любых обособленных структурных подразделений работодателя, расположенных на их территории.

При этом базовые принципы исчисления квот остаются неизменными:

• квота устанавливается работодателям с численностью сотрудников свыше 35 человек в размере от 2 до 4 процентов от среднесписочной численности;
• при определении численности работников для исчисления квоты по-прежнему не учитываются сотрудники подразделений, расположенных в других субъектах РФ.

Для верной квалификации подразделения работодателям следует опираться на п. 2 ст. 11 Налогового кодекса РФ, согласно которому обособленным подразделением признается любое территориально удаленное подразделение, где оборудованы стационарные рабочие места (созданные на срок более одного месяца и находящиеся под контролем работодателя). Таким образом, даже небольшие офисы или склады, не наделенные статусом филиала в ЕГРЮЛ, с марта 2026 года становятся самостоятельными объектами квотирования.

Несоблюдение установленных правил влечет риск привлечения к административной ответственности по ч. 1 ст. 5.42 КоАП РФ. Размер штрафов составляет:

• для юридических лиц: от 50 000 до 100 000 рублей;
• для индивидуальных предпринимателей: от 30 000 до 50 000 рублей;
• для должностных лиц: от 20 000 до 30 000 рублей.

Для минимизации правовых рисков и обеспечения соответствия новым требованиям уже сейчас компаниям целесообразно провести внутренний аудит структуры компании, выявить все обособленные подразделения со стационарными рабочими местами и определить их фактическую среднесписочную численность в каждом конкретном субъекте РФ.

Также важно организовать ежеквартальный мониторинг регионального законодательства в местностях присутствия подразделений (это необходимо для уточнения локальных ставок квотирования и допустимых форм выполнения обязательств).

Если ранее квотирование в ряде подразделений не проводилось, но это потребуется с учетом новых правил, необходимо заблаговременно изучить правила предоставления отчетности о выполнении квоты в Центр занятости, создать рабочие места или найти партнеров, с которыми возможно будет заключить соглашение о трудоустройстве инвалидов.

Также рекомендуем актуализировать внутренние документы компании: закрепить в должностных инструкциях кадровых специалистов или руководителей подразделений функции по организации и ведению работы по квотированию рабочих мест и обновить доверенности ответственных лиц. Делегирование полномочий по организации квотирования является ключевым инструментом защиты руководителя компании от персональных административных штрафов.