Работодателям планируют разрешить официально обмениваться кадровыми документами с работниками через мессенджер MAX
Минтруд подготовил поправки в ТК РФ: с 1 марта 2027 года кадровые документы можно будет отправлять и подписывать через национальный мессенджер MAX. Разбираем, что изменится и какие риски есть уже сейчас.
Минтруд России подготовил масштабный законопроект о внесении изменений в Трудовой кодекс РФ (далее – ТК РФ), направленный на легализацию отправки и подписания кадровых документов через многофункциональный сервис обмена информацией – национальный мессенджер MAX. Проект федерального закона размещен на официальном портале проектов нормативных правовых актов regulation.gov.ru (ID проекта 171527). На текущий момент процедура его публичного обсуждения только завершилась, подводятся итоги, а сам текст проходит независимую антикоррупционную экспертизу. В случае принятия закона новые правила кадрового взаимодействия планируется ввести в действие с 1 марта 2027 года.
В рамках предварительной проверки возможностей подписания кадровых документов в мессенджере MAX Минтруд приказом от 17.09.2026 г. № 423 утвердил план мероприятий «по апробации механизма подписания кадровых документов в электронном виде с использованием многофункционального сервиса обмена информацией». Операторы КЭДО могли обратиться в Минтруд с заявкой на участие в эксперименте с 21 по 28 сентября 2026 г., чтобы в дальнейшем доработать свои системы ЭДО для реализации подписания документов в MAX. На следующем этапе работодатели будут передавать в Минтруд информацию о сроках внедрения доработанного программного обеспечения операторов ЭДО и в завершение направят в Минтруд предложения по изменению нормативных правовых актов для доработки возможностей мессенджера и использования в нем электронной подписи. Результаты эксперимента будут подведены Минтрудом до 15 декабря 2026 г.
Сам законопроект предусматривает внесение комплексных дополнений в статьи 22.2, 22.3 и 312.3 ТК РФ, закрепляя правовую возможность направлять и подписывать документы в рамках кадрового электронного документооборота (КЭДО) посредством мессенджера. В частности, через национальный сервис работник сможет давать согласие на сам переход на КЭДО, направлять работодателю заявления и уведомления, а также знакомиться с кадровыми документами и подписывать их усиленной квалифицированной или усиленной неквалифицированной электронной подписью, сформированной при помощи сервиса «Госключ» и используемой работником как подтвержденным пользователем единого портала государственных услуг. Для дистанционных работников поправки в статью 312.3 ТК РФ прямо разрешают заключать и расторгать через мессенджер трудовые договоры, дополнительные соглашения и договоры о материальной ответственности. При этом сервис не заменяет саму систему КЭДО, а выступает интерфейсом обмена при условии его интеграции либо с информационной системой работодателя (через коммерческих операторов КЭДО), либо с государственной единой цифровой платформой «Работа в России».
Вместе с тем на текущем этапе законопроект оставляет открытыми ключевые организационные и правовые вопросы, прямо не урегулированные в тексте. В частности, не определено, обязан ли работодатель выдавать работникам корпоративные сим-карты и устройства для авторизации в системе или допускается использовать личные номера и гаджеты персонала. Не решен и вопрос о том, как поступать работодателю в ситуации, когда сотрудник согласен на ведение КЭДО, но категорически отказывается привязывать трудовой документооборот к персональному номеру телефона или устанавливать приложение на личный смартфон. Ответы на эти вопросы ожидаются по итогам общественного обсуждения и эксперимента Минтруда (до 15 декабря 2026 г.).
Для работников это удобно: в привычном приложении, где уже можно передавать показания приборов учета или записываться к врачу, можно будет согласовывать отпуска, получать расчетные листки и подписывать кадровые документы.
Для работодателей подпись через «Госключ» бесплатна, поэтому не придется ежегодно оплачивать коммерческие электронные подписи для сотрудников. Компании на платформе «Работа в России» смогут вести обмен документами через MAX без дополнительных сервисов, а компании с коммерческими системами КЭДО получат готовую интеграцию от операторов. Это сделает КЭДО доступнее для малого и среднего бизнеса.
Для компаний, которые не планируют внедрять MAX или уже используют коммерческие платформы КЭДО, появление этой законодательной инициативы имеет не меньшую стратегическую ценность. Преимущество готовящихся поправок выходит далеко за рамки продвижения одного конкретного приложения: государство фактически признает сам способ обмена юридически значимыми кадровыми сообщениями через мессенджеры.
Закрепление такого способа коммуникации на уровне Трудового кодекса РФ может изменить правоприменительную и судебную практику и сделать суды и надзорные органы лояльнее к кадровому взаимодействию через цифровые диалоги в целом. Кроме того, ведущие операторы КЭДО в ходе интеграции с MAX отрабатывают универсальные программные протоколы, шлюзы и правовые алгоритмы идентификации сторон. Это создаст готовую технологическую основу для появления новых решений в уже существующих продуктах: работодатели смогут без существенных затрат со своей стороны на разработку индивидуальных программных решений разворачивать аналогичные защищенные связки с другими корпоративными мессенджерами либо выпускать собственные встроенные сервисы быстрого обмена документами на базе уже созданных наработок.
Даже если работодатель не готов перевести на КЭДО все кадровые документы, он сможет законно использовать мессенджер для отдельных кадровых задач, закрепив это в локальном акте. Бизнес получит четкие и признаваемые проверяющими органами правила без риска нареканий со стороны регулятора.
Все, что потребуется от компании в штатном режиме после вступления изменений в силу, – закрепить порядок применения сервиса в локальном нормативном акте, уведомить каждого работника и получить его согласие на переход и настроить интеграцию своей учетной базы по единым правилам, которые утвердит Правительство РФ.
Несмотря на позитивные законодательные тенденции по легализации мессенджеров, на текущий момент работодателям важно сохранять правовой контроль над действующими процедурами и возможными пересылками документов. До момента принятия и вступления в силу рассматриваемого законопроекта или иного специального закона данная функция официально не согласована, и использование мессенджеров в компании не лишено существенных правовых рисков. Вне рамок участия в эксперименте Минтруда подобное подписание, проставление отметок о согласии или направление документов для ознакомления в мессенджере не признается надлежащим без отдельного регламентирования в локальных актах.
Напомним, что знакомить сотрудников с документами в мессенджерах допускалось и ранее, но лишь в случаях, когда работодатель прямо включил такие каналы в контур своей системы КЭДО локальным нормативным актом, закрепил требование об использовании защищенных корпоративных устройств, выдаваемых компанией, а работники под роспись согласились с указанным порядком и зафиксировали конкретные телефонные номера и привязанные к ним учетные записи. Если же эти условия не соблюдены, работник может оспорить факт ознакомления в суде, а это ведет к отмене дисциплинарных взысканий, увольнений или иных кадровых процедур. Более того, сам факт неознакомления с обязательными кадровыми документами образует состав правонарушения по части 1 статьи 5.27 КоАП РФ с наложением штрафа на организацию в размере от 30 000 до 50 000 рублей.
Дополнительно пересылка кадровых файлов через зарубежные мессенджеры (включая самые распространенные WhatsApp и Telegram, использование которых в корпоративном секторе ограничено, а передача служебной информации блокируется) сопряжена с серьезным риском квалификации действий работодателя как незаконного распространения персональных данных и несанкционированной трансграничной передачи с ответственностью по статье 13.11 КоАП РФ (до 700 000 рублей).
Чтобы минимизировать риски, рекомендуем работодателям воздерживаться от стихийных переписок в неавторизованных чатах при оформлении юридически значимых решений, строго соблюдать действующий порядок ознакомления работников под роспись либо через легитимную систему КЭДО и провести ревизию локальных актов. А чтобы вовремя подготовить инфраструктуру компании к новым правилам игры, отслеживайте завершение эксперимента Минтруда и движение законопроекта вместе с нашим «Дайджестом по трудовым вопросам» – мы продолжим разбирать правовые нюансы проекта и первые практические итоги ведомственного пилота.